Email e follow-up ai clienti in automatico: 15 ore risparmiate ogni settimana

Il punto di partenza

Era tutto manuale. Ogni email di un cliente andava aperta, letta, smistata e risposta a mano. I follow-up li segnavamo su un foglio, o li affidavamo alla memoria.

Il conto era semplice: circa 3 ore al giorno, tutti i giorni, passate a rispondere alle stesse domande e a ricordarci chi ricontattare. E nonostante l’impegno, qualche cliente restava comunque senza risposta per giorni.

Cosa abbiamo costruito

Un’automazione che gestisce le email dei clienti e i follow-up, dall’arrivo del messaggio fino al sollecito.

1. Arriva un’email. L’automazione la legge e capisce di cosa si tratta: una richiesta di informazioni, un preventivo, una domanda su un lavoro in corso.
2. Prepara la risposta. Scrive una bozza con il nostro tono e le informazioni giuste, prese dai nostri documenti.
3. Noi controlliamo. Le risposte di routine richiedono solo un’occhiata e un clic; quelle delicate restano a noi.
4. Parte il follow-up. Se il cliente non risponde, dopo qualche giorno parte un messaggio di sollecito. Se serve una telefonata, arriva un promemoria.

L’abbiamo costruita in 7 giorni, collegandola agli strumenti che usavamo già.

Il risultato

Le 3 ore al giorno sono diventate pochi minuti di controllo. Sono 15 ore a settimana che oggi dedichiamo ai clienti invece che alla posta.

In più, l’automazione ha preso il posto di strumenti che pagavamo a parte: 1.400 € al mese che non spendiamo più. E nessun cliente resta senza risposta, perché il follow-up non dipende più dalla memoria di qualcuno.