L'AI per chi lavora in amministrazione: 7 usi concreti

Dove l’AI aiuta davvero

L’amministrazione è fatta di molto testo e di molti numeri. L’AI è bravissima con il testo, discreta con i numeri se usata bene, e pericolosa se le si lasciano le decisioni. Ecco sette usi concreti che funzionano già oggi, dal più semplice al più avanzato.

1. Solleciti di pagamento

Scrivere il terzo sollecito allo stesso cliente è faticoso. Chiedi all’AI tre versioni da tenere pronte:

Scrivi tre solleciti per una fattura scaduta:
1) promemoria gentile, 2) sollecito deciso, 3) ultimo avviso
prima di passare alle vie legali. Usa i segnaposto [CLIENTE],
[NUMERO FATTURA], [IMPORTO], [SCADENZA]. Tono professionale, breve.

2. Estrarre dati dalle fatture

Carica una fattura in PDF e chiedi di estrarre numero, data, fornitore, imponibile, IVA e totale in una tabella. È il primo passo verso un’automazione vera, ma anche usato a mano fa risparmiare tempo. Controlla sempre gli importi.

3. Scrivere le procedure interne

Molte procedure amministrative esistono solo nella testa di una persona. Raccontale all’AI a voce o per iscritto, in modo disordinato, e chiedi di trasformarle in una lista di passi numerati, con i controlli da fare e cosa fare se qualcosa va storto. Quando quella persona va in ferie, la differenza si vede.

4. Confrontare documenti

Due versioni di un contratto, due listini, un preventivo e la fattura finale: l’AI è veloce a trovare le differenze. Chiedi di elencarle una per una e di indicare dove si trovano, così puoi controllare.

5. Spiegare una voce o una norma in parole semplici

Una voce di bilancio, una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate, un termine tecnico: l’AI li spiega in modo comprensibile. Usala per capire, non per decidere: la normativa fiscale cambia spesso e l’AI potrebbe non conoscere l’ultima versione. Per le scelte, sentite sempre il commercialista.

6. Email a fornitori e clienti

Richieste di documenti mancanti, chiarimenti su un ordine, comunicazioni di cambio IBAN: sono email brevi ma da scrivere bene. Trovi il metodo nella guida su come usare ChatGPT per le email di lavoro.

7. Controllare un foglio di calcolo

Carica un foglio con le registrazioni del mese e chiedi di cercare anomalie: importi doppi, date fuori periodo, totali che non tornano. Molti assistenti eseguono i calcoli davvero, con un piccolo programma, invece di stimarli. Ne parliamo nella guida su come analizzare un foglio Excel con l’AI.

Cosa non fare

Non incollare dati veri dei clienti in un chatbot personale: IBAN, codici fiscali, importi legati a un nome. Usa segnaposto o una versione aziendale.
Non fidarti dei calcoli fatti a parole. Se l’AI non esegue un vero calcolo, può sbagliare una somma con grande sicurezza.
Non lasciarle autorizzare pagamenti o modificare registrazioni contabili senza un controllo umano.

Quando conviene automatizzare

Se uno di questi lavori lo fate ogni giorno, per esempio l’inserimento delle fatture dei fornitori, il passo successivo è un’automazione che lo faccia da sola, con voi che controllate. Per capire se ne vale la pena, leggi cosa conviene automatizzare o prova il calcolatore delle ore perse.