Come preparare una riunione e scrivere il verbale con l'AI

Il problema delle riunioni

Il problema delle riunioni raramente è la riunione in sé. È quello che succede prima, quando nessuno sa bene di cosa si parlerà, e dopo, quando nessuno ricorda chi doveva fare cosa. Sono proprio le due parti in cui l’AI aiuta di più.

Prima: l’ordine del giorno

Un buon ordine del giorno ha pochi punti e, per ognuno, un obiettivo chiaro: decidere, informare o raccogliere idee. Scrivi all’AI cosa vuoi ottenere dalla riunione e chiedi:

Riunione di 45 minuti con il team commerciale.
Dobbiamo decidere i prezzi per il nuovo anno, capire perché
le vendite online sono calate e organizzare la fiera di marzo.
Scrivi un ordine del giorno con tempi, obiettivo di ogni punto
e cosa deve preparare ciascuno prima della riunione.

Mandalo il giorno prima: le riunioni preparate durano meno.

Durante: appunti o trascrizione

Hai due strade.

• Appunti veloci. Scrivi parole chiave, nomi e numeri, senza preoccuparti della forma. All’AI bastano.
• Trascrizione automatica. Molti strumenti di videochiamata e diverse app possono trascrivere la riunione. È comoda, ma la registrazione contiene la voce e le parole di tutti: va usata con le giuste attenzioni, che trovi più sotto.

Dopo: dal caos al verbale

Incolla appunti o trascrizione e usa un prompt come questo:

Questi sono gli appunti della riunione di oggi.
Scrivi un verbale con tre sezioni:
1) Decisioni prese
2) Compiti: chi fa cosa ed entro quando
3) Questioni rimaste aperte
Se un compito non ha un responsabile o una scadenza, segnalalo.

L’ultima riga è la più utile: ti mostra subito cosa non è stato deciso davvero.

Il formato che funziona

Un verbale utile non racconta la riunione, la riassume in azioni. Decisioni, compiti, questioni aperte: se il tuo verbale ha queste tre sezioni, chiunque lo legge sa cosa fare. Il resto è facoltativo.

L’email di follow-up

Chiedi all’AI di trasformare il verbale in un’email breve per i partecipanti, con i compiti di ciascuno ben visibili. Per il tono giusto, vedi la guida su come usare ChatGPT per le email di lavoro.

Attenzione alla privacy

• Avvisa prima di registrare. I partecipanti devono sapere che la riunione viene registrata o trascritta, e perché.
• Sappi dove finisce l’audio. Alcuni strumenti salvano registrazioni e trascrizioni sui loro server. Controlla le impostazioni e per quanto tempo vengono conservate.
• Occhio ai temi delicati. Se si parla di persone, salute o questioni riservate, meglio appunti a mano che una registrazione completa.

Per un quadro più ampio, leggi la guida su cosa non dare mai all’AI.